Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u santamood.com bezoekt, een bestelling plaatst, een account aanmaakt, een beoordeling achterlaat of ons schrijft: waarvoor, op welke rechtsgrond, met wie ze worden gedeeld, hoe lang ze worden bewaard en hoe u uw rechten uitoefent.

Laatst bijgewerkt: 15 september 2026.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is NewZone, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Belgisch recht, die het merk SantaMood en de website santamood.com uitbaat.

Maatschappelijke zetel: Minervastraat 7, 1930 Zaventem, België
Ondernemingsnummer: BE 0731.619.827
E-mailadres: info@santamood.com

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen, schrijft u ons op dit e-mailadres of per post naar onze maatschappelijke zetel.

Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Voor elk gebruik vermelden wij de betrokken gegevens, wat wij ermee doen en de rechtsgrond waarop het berust, onder de gronden van artikel 6 van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG): de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang of uw toestemming.

Uw bestelling

Gegevens: uw e-mailadres, uw voor- en achternaam, de naam van uw bedrijf als u die opgeeft, uw leveringsadres (straat, postcode, plaats, provincie of regio, land), uw telefoonnummer, de gekozen verzendwijze en het gekozen afhaalpunt, de bestelde artikelen, de bedragen, de gebruikte kortingscode, de taal van de website, de status van de betaling en de verzending, en de informatie die Stripe ons over elke betaling terugstuurt (die kan uw naam, uw e-mailadres, uw factuuradres en telefoonnummer, en het merk, het land en de laatste vier cijfers van uw kaart bevatten).

Waarvoor: uw bestelling registreren en voorbereiden, de betaling innen, het verzendetiket aanmaken en leveren, u de berichten sturen die erbij horen (bevestiging, verzending, levering, annulering, terugbetaling), een herroeping, een retour, een klacht of een garantie behandelen, en nagaan of een promotie die per klant beperkt is niet vaker wordt gebruikt dan toegestaan.

Rechtsgrond: de uitvoering van de koopovereenkomst met u (artikel 6, lid 1, onder b, AVG). Facturen en boekhoudstukken worden bovendien bewaard omdat de wet ons daartoe verplicht (artikel 6, lid 1, onder c).

De herinnering aan een onvoltooide bestelling

Als u de kassa hebt bevestigd zonder de betaling af te ronden, of als uw betaling werd geweigerd, kunnen wij u één enkele herinnering per e-mail sturen, enkele uren later en nooit meer dan zeven dagen na de bestelling. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om u een aankoop die u bent begonnen te laten afronden (artikel 6, lid 1, onder f). Elke herinnering bevat een link om er geen meer te ontvangen, die daarna geldt voor uw e-mailadres.

Uw klantaccount

Gegevens: uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw wachtwoord (opgeslagen in een vorm waaruit het niet kan worden teruggevonden), uw telefoonnummer en leveringsadres als u die invult, uw taal, de datum waarop het account werd aangemaakt en van uw laatste bezoek, en uw bestelgeschiedenis.

Waarvoor: u laten inloggen, uw bestellingen terugvinden en volgen, uw gegevens wijzigen, uw gegevens downloaden of uw account sluiten. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst waarmee wij u dit account ter beschikking stellen (artikel 6, lid 1, onder b).

Onze nieuwigheden en aanbiedingen per e-mail

Als u het daartoe bestemde vakje aanvinkt bij het aanmaken van uw account en daarna uw adres bevestigt, kunnen wij u schrijven over onze nieuwigheden en aanbiedingen. Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a). Wij bewaren het bewijs van die toestemming: de datum, de herkomst, de tekst die u hebt aanvaard en de taal. U kunt ze op elk moment en zonder opgave van reden intrekken in « Mijn account », rubriek « Mijn gegevens », of door ons te schrijven; de intrekking doet niets af aan wat eerder is gebeurd.

Beoordelingen

Gegevens: de naam die u wilt tonen, uw e-mailadres (nooit gepubliceerd: het dient om uw aankoop te controleren), uw score, de titel en de tekst van uw beoordeling, het bestelnummer als u dat opgeeft, de taal, en het IP-adres en het type browser dat u gebruikte.

Waarvoor: uw beoordeling na nalezing op de website publiceren, met de vermelding « geverifieerde aankoop » als ze bij een bestelling hoort, en erop antwoorden. Rechtsgrond: uw toestemming, gegeven door ons uw beoordeling voor publicatie te sturen (artikel 6, lid 1, onder a); u kunt op elk moment vragen om ze te verwijderen. Het IP-adres en de browser dienen om misbruik te weren, op grond van ons gerechtvaardigd belang om de website te beschermen (artikel 6, lid 1, onder f).

Na de levering van een bestelling kunnen wij u per e-mail, één keer voor die bestelling, uitnodigen om uw mening te geven. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de mening van onze kopers te verzamelen (artikel 6, lid 1, onder f). Elke uitnodiging bevat een link om er geen meer te ontvangen.

Uw berichten

Gegevens: uw naam, uw e-mailadres, uw bericht, de taal van de pagina, en het IP-adres en het type browser dat u gebruikte. Wij sturen u een ontvangstbevestiging per e-mail, hoogstens één per dag; die herhaalt de inhoud van uw bericht niet.

Waarvoor: uw vraag beantwoorden. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst, of van maatregelen die op uw verzoek vóór de sluiting ervan worden genomen, wanneer uw bericht over een bestelling gaat (artikel 6, lid 1, onder b); voor andere vragen ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (artikel 6, lid 1, onder f). Het IP-adres en de browser dienen om geautomatiseerde berichten te weren, op grond van ons gerechtvaardigd belang om de website te beschermen.

De beveiliging van de website

Gegevens: om herhaalde inlogpogingen te beperken, het ingevoerde e-mailadres, het IP-adres, de datum en het resultaat van elke poging; het IP-adres van waaruit een link voor adresbevestiging of een nieuw wachtwoord wordt aangevraagd; de technische logbestanden van de server (IP-adres, opgevraagde pagina, datum en uur, browser). Waarvoor: uw accounts en de website beschermen tegen frauduleuze toegang en misbruik, en storingen opsporen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de beveiliging van de website en van uw gegevens te verzekeren (artikel 6, lid 1, onder f).

Bezoekersmeting en advertentiemeting

Alleen als u dat aanvaardt in de banner « Cookies », gebruiken wij Google Analytics, geladen via Google Tag Manager, om bezoeken, bekeken pagina’s en aankopen te tellen, en de Meta-pixel om te weten of onze advertenties via Meta tot bezoeken en aankopen leiden. Gegevens: het adres van de bekeken pagina’s, de identificatoren die in hun cookies zijn opgeslagen, de technische informatie die uw browser doorgeeft (waaronder uw IP-adres) en, op de pagina die een aankoop bevestigt, het nummer, het bedrag en de munteenheid van de bestelling — nooit uw naam, uw postadres of uw e-mailadres. Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a). De details staan hieronder in de rubriek « Cookies ».

De opvolging van uw verzoeken en weigeringen

Wanneer u een recht uitoefent, bijvoorbeeld het recht op wissing, bewaren wij een spoor van uw verzoek en van het gevolg dat eraan werd gegeven. Als u onze herinneringen of onze uitnodigingen om een beoordeling te geven weigert, bewaren wij een vingerafdruk van uw e-mailadres (het adres zelf wordt niet in deze lijst opgeslagen) om u er geen meer te sturen, ook nadat uw andere gegevens zijn gewist. Rechtsgrond: de verplichtingen die de AVG ons oplegt om uw rechten te eerbiedigen en daarover verantwoording te kunnen afleggen (artikel 6, lid 1, onder c).

Gegevens overgenomen uit onze vorige webwinkel

Onze vorige webwinkel draaide op het platform Shopify. Wij hebben de klantaccounts, de bestellingen, de toestemmingen om onze aanbiedingen te ontvangen, het activiteitenlogboek van de winkel en de gegevens die werden achtergelaten bij bestellingen die niet werden afgerond, overgenomen in ons eigen systeem; die laatste worden voor geen enkele verzending gebruikt. Zolang ons Shopify-account niet is afgesloten, bewaart Shopify deze gegevens eveneens.

Moet u ons deze gegevens verstrekken?

De verplichte velden van onze formulieren zijn noodzakelijk: zonder die gegevens kunnen wij uw bestelling niet registreren of leveren (e-mailadres, naam, adres, postcode, plaats en land; het telefoonnummer voor een levering buiten België; de provincie voor een levering in Italië), uw account niet aanmaken, uw beoordeling niet publiceren en uw bericht niet beantwoorden. De andere velden zijn facultatief. Meetcookies aanvaarden en onze aanbiedingen ontvangen is volledig vrij: weigeren verandert niets aan uw aankopen.

Geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, profilering inbegrepen, berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen. Stripe analyseert de betalingen zelf om fraude op te sporen en te voorkomen, als verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking; die controle valt onder het privacybeleid van Stripe.

Wie uw gegevens ontvangt

Uw gegevens worden verwerkt door NewZone, en alleen de personen die ze voor hun werk nodig hebben, hebben er toegang toe. Wij verkopen noch verhuren uw gegevens. Wij vertrouwen ze toe aan de volgende dienstverleners, voor de dienst die zij ons leveren:

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Ierland), voor de betaling: Stripe ontvangt het bedrag, het bestelnummer, de taal en uw e-mailadres, en wat u in zijn betaalformulier invoert (bijvoorbeeld uw kaartnummer), dat nooit via onze servers loopt. Voor het opsporen en voorkomen van fraude en voor zijn eigen wettelijke verplichtingen treedt Stripe op als verwerkingsverantwoordelijke.
Sendcloud (Sendcloud B.V., Eindhoven, Nederland), voor het aanmaken van verzendetiketten en het volgen van pakketten: Sendcloud ontvangt uw naam, bedrijf, adres, telefoonnummer en e-mailadres, het bestelnummer, het gewicht van het pakket en het gekozen afhaalpunt. Sendcloud verklaart deze gegevens binnen 365 dagen na de verzending te wissen.
De vervoerder die uw pakket levert (Mondial Relay, Bpost, DPD of UPS, naargelang het land en de gekozen verzendwijze): hij ontvangt via Sendcloud de gegevens die nodig zijn voor de levering.
OVHcloud (OVH SAS, Roubaix, Frankrijk), voor het verzenden van onze e-mails: OVHcloud ontvangt uw e-mailadres en de inhoud van de berichten die wij u sturen.
Google (Google Ireland Limited, Ierland), voor de bezoekersmeting, alleen met uw toestemming.
Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Ierland), voor de advertentiemeting, alleen met uw toestemming. Voor het verzamelen van deze gegevens op onze website en de doorgifte ervan aan Meta zijn NewZone en Meta Platforms Ireland Limited gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (artikel 26 AVG), volgens een door Meta gepubliceerde overeenkomst (« Controller Addendum »); wat Meta daarna met die gegevens doet, valt onder zijn eigen verantwoordelijkheid en zijn privacybeleid, en Meta beantwoordt verzoeken tot uitoefening van rechten over de gegevens die het bewaart.
De hostingprovider van onze server, voor de opslag van de website, de databank en de back-ups.

Wij kunnen gegevens ook meedelen aan onze boekhouder, aan een juridisch adviseur of aan een overheidsinstantie (belastingadministratie, gerecht, politie) wanneer de wet dat vereist of om onze rechten te verdedigen.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Stripe, Google en Meta kunnen gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten, en Stripe naar andere landen. Voor de Verenigde Staten verklaren zij zich te baseren op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (« Data Privacy Framework »), erkend door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, en voorzien zij in de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen. Sendcloud verklaart een beroep te kunnen doen op subverwerkers buiten de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte, onder meer door hen die modelcontractbepalingen te laten ondertekenen. U kunt ons vragen waar deze waarborgen zijn gepubliceerd.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Bestellingen, facturen en boekhoudstukken: zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de bestelling, zoals de Belgische btw- en boekhoudwetgeving voorschrijft. Daarna is geen automatische verwijdering gepland; u kunt vragen om te wissen wat wettelijk niet meer vereist is.
Klantaccount: zolang het open blijft. Als u het sluit, wordt uw toegang onmiddellijk afgesloten; uw andere gegevens worden binnen de maand na uw verzoek gewist of geanonimiseerd, met uitzondering van de factuuridentiteit van uw bestellingen, die tot het einde van de wettelijke termijn wordt bewaard en daarna gewist.
Winkelwagen: dertig dagen na de laatste wijziging.
Onbetaald gebleven bestelling: geannuleerd na dertig dagen als de betaaldienst bevestigt dat ze niet werd betaald; ze blijft daarna geregistreerd als geannuleerde bestelling.
Inlogpogingen: dertig dagen. Browsersessie: dertig minuten zonder activiteit. Keuze in de banner « Cookies »: zes maanden.
Toestemming om onze aanbiedingen te ontvangen: tot ze wordt ingetrokken. Lijst van weigeringen van herinneringen en uitnodigingen: zonder tijdslimiet, zodat uw weigering gerespecteerd blijft.
Gepubliceerde beoordelingen: tot u vraagt om ze te verwijderen.
Foutenlogboeken van de website: twaalf weken. Back-ups van de databank op de server: veertien dagen voor de dagelijkse kopieën, acht weken voor de wekelijkse kopieën; gewiste gegevens verdwijnen uit de back-ups naarmate die worden vernieuwd.
Statistieken van Google Analytics die aan een identificator zijn gekoppeld: twee of veertien maanden, naargelang de instelling van ons Google Analytics-account.
Berichten via het contactformulier, e-mails verzonden door de website, informatie van Stripe over betalingen, IP-adressen (en browsertype) die worden opgeslagen bij beoordelingen, berichten en aanvragen van een link voor bevestiging of een nieuw wachtwoord, verzendetiketten, niet-gepubliceerde beoordelingen, toegangslogboeken van de server, bewijzen van toestemming, het spoor van verzoeken tot uitoefening van uw rechten en gegevens overgenomen uit onze vorige webwinkel (activiteitenlogboek, gegevens van onvoltooide bestellingen): er is nog geen maximale bewaartermijn vastgelegd; u kunt op elk moment vragen om ze te wissen, onder voorbehoud van wat wij wettelijk moeten bewaren.

Uw rechten

U kunt op elk moment:

inzage krijgen in de gegevens die wij over u bewaren en er een kopie van ontvangen;
onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen;
uw gegevens laten wissen, behalve die welke wij wettelijk moeten bewaren of die nog nodig zijn, bijvoorbeeld voor een lopend geschil;
de verwerking van uw gegevens laten beperken;
de gegevens die u ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, of ons vragen ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven;
bezwaar maken, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tegen verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang, en, zonder opgave van reden, tegen herinneringen en uitnodigingen om een beoordeling te geven;
uw toestemming intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan wat eerder is gebeurd.

Als u een account hebt, kunt u in « Mijn account » uw gegevens wijzigen, uw gegevens downloaden en uw account sluiten. Voor elk ander verzoek schrijft u ons op:

info@santamood.com

Wij antwoorden binnen een maand; die termijn kan met twee maanden worden verlengd voor een complex verzoek of als wij er veel ontvangen, en in dat geval laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Om uw gegevens te beschermen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door ons te schrijven vanaf het e-mailadres van uw account of uw bestelling.

Om uw toestemming voor meetcookies in te trekken, gebruikt u de link « Cookies » onderaan elke pagina; voor onze aanbiedingen per e-mail « Mijn account » of een eenvoudig bericht; voor herinneringen en uitnodigingen om een beoordeling te geven de link in elk van die e-mails.

Als u vindt dat de verwerking van uw gegevens de regelgeving niet naleeft, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — of bij de toezichthoudende autoriteit van het land van de Europese Unie waar u woont of werkt. U kunt ons ook eerst schrijven: wij zoeken dan samen met u naar een oplossing.

Cookies

Een cookie is een klein bestand dat een website in uw browser opslaat. santamood.com gebruikt strikt noodzakelijke cookies, waarvoor geen toestemming nodig is, en, alleen als u dat aanvaardt, cookies voor bezoekersmeting en advertentiemeting. De website slaat niets anders op in uw browser (geen lokale opslag en geen sessieopslag).

Strikt noodzakelijke cookies

sm_session, geplaatst door santamood.com: beschermt onze formulieren tegen frauduleuze verzendingen, onthoudt dat u bent ingelogd op uw account en welke bestelling wordt betaald. Hij wordt geplaatst op pagina’s met een formulier, op de winkelwagen en de kassa, en op elke pagina zodra uw winkelwagen artikelen bevat; informatiepagina’s plaatsen hem niet. Duur: tot u de browser sluit; de sessie verloopt na dertig minuten zonder activiteit.
sm_panier, geplaatst door santamood.com wanneer u een artikel toevoegt: vindt uw winkelwagen terug via een willekeurig gekozen identificator die geen persoonsgegevens bevat. Duur: dertig dagen na de laatste wijziging van de winkelwagen.
sm_consentement, geplaatst door santamood.com wanneer u een keuze maakt in de banner: onthoudt die keuze, zonder enige identificator. Duur: zes maanden.
sm_appareil_admin en sm_appareil_client, geplaatst door santamood.com wanneer u inlogt op uw account: herkennen een apparaat dat al eerder heeft ingelogd, zodat het niet wordt geblokkeerd door inlogpogingen van iemand anders op uw adres. Ze bevatten een handtekening en een datum, niet uw adres in leesbare vorm, en geven zonder uw wachtwoord geen toegang. Duur: zes maanden.
__stripe_mid en __stripe_sid, geplaatst door Stripe onder de domeinnaam santamood.com, alleen op de betaalpagina: fraudepreventie, om het risico van een betaalpoging in te schatten. Duur: een jaar voor __stripe_mid, dertig minuten voor __stripe_sid.
Op de betaalpagina plaatst het formulier van Stripe ook cookies op andere domeinen dan het onze, die onder het cookiebeleid van Stripe vallen: bijvoorbeeld m, op m.stripe.com, voor fraudedetectie (twee jaar volgens Stripe), of een beveiligingscookie van hcaptcha.com, een antirobotdienst die binnen dat formulier wordt geladen (dertig minuten).

Cookies waarvoor uw toestemming nodig is

Ze worden pas geplaatst na uw toestemming, en nooit op de kassa, de betaalpagina, uw account, de bestellingsopvolging of een pagina die via een persoonlijke link werd geopend (uitnodiging voor een beoordeling, adresbevestiging, opvolging, terugkeer na betaling). Zonder JavaScript worden noch de banner noch deze hulpmiddelen geladen.

Bezoekersmeting — Google Analytics, geladen via Google Tag Manager (Google): _ga, om bezoekers te onderscheiden, en _ga_ gevolgd door de identificator van ons account, om de status van de sessie te bewaren, beide geplaatst onder de domeinnaam santamood.com. Duur: twee jaar volgens Google (browsers kunnen die inkorten, tot hoogstens 400 dagen voor Chrome).
Advertentiemeting — Meta-pixel (Meta): _fbp en _fbc, geplaatst onder de domeinnaam santamood.com, die de browser identificeren zodat Meta zijn advertentie- en meetdiensten kan leveren. Duur: 90 dagen volgens Meta.

Uw toestemming geven, weigeren of intrekken

Bij uw eerste bezoek biedt een banner u « Alles weigeren », « Alles accepteren » of « Aanpassen » aan, doeleinde per doeleinde, zonder vooraf aangevinkte vakjes. Weigeren verandert niets aan uw bezoek of uw aankopen. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link « Cookies » onderaan elke pagina, die deze banner opnieuw opent. Als u uw toestemming intrekt, worden de cookies van Google en Meta die onder de domeinnaam santamood.com zijn opgeslagen gewist en wordt de pagina opnieuw geladen; cookies die Meta eventueel op zijn eigen domeinen, zoals facebook.com, heeft geplaatst, kan onze website niet wissen: u kunt ze verwijderen in de instellingen van uw browser. Uw keuze wordt zes maanden bewaard; ze wordt u ook opnieuw gevraagd als wij een doeleinde of een ontvanger toevoegen.

U kunt cookies ook blokkeren of verwijderen in de instellingen van uw browser; zonder de strikt noodzakelijke cookies werken de winkelwagen, de kassa en het inloggen op uw account niet.

Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: versleutelde verbinding (HTTPS), wachtwoorden opgeslagen in een onomkeerbare vorm, beheer voorbehouden aan gemachtigde personen, beperking van inlogpogingen, regelmatige back-ups. Uw kaartgegevens worden ingevoerd in het formulier van Stripe en komen nooit op onze servers terecht. Omdat geen enkele overdracht via internet volledig veilig is, kiest u best een sterk wachtwoord dat u met niemand deelt.

Links naar andere websites

Onze website bevat links naar andere websites, bijvoorbeeld onze pagina’s op sociale netwerken. Die links plaatsen geen cookies en geven niets door zolang u er niet op klikt; de websites die u opent, passen daarna hun eigen privacybeleid toe.

Wijzigingen van dit beleid

Wij wijzigen dit beleid wanneer de website, onze dienstverleners of de wet veranderen. De geldende versie is die welke op deze pagina is gepubliceerd, met de datum van bijwerking. Als een wijziging betrekking heeft op de cookies waarvoor uw toestemming nodig is, vraagt de banner u opnieuw om uw keuze.